Laiane Caetano Fantini
Controle de tempo (time-tracking) e gerenciamento de tarefas
Dando sequência à nossa série de postagens com dicas para auxiliar na prestação do trabalho remoto, traremos hoje informações sobre aplicações e ferramentas que vão ajudar a organizar as tarefas do dia a dia.
Muitas dessas aplicações podem ser – se já não o são – utilizadas dentro do ambiente regular de trabalho. Porém, no contexto do trabalho remoto (home office), adquirem ainda mais importância. Principalmente para quem não estava habituado a isso e foi pego de surpresa com a quarentena decorrente do coronavírus.
Para que o trabalho remoto seja produtivo é preciso ter, antes de tudo, disciplina e organização. O local de trabalho precisa ser cuidadosamente escolhido. Em se tratando de videoconferências, atente-se para o plano de fundo, pois ele irá aparecer quando você ligar a sua câmera. Importante ainda vestir-se de acordo com o que seria normalmente esperado se o encontro fosse presencial (dress code). Vestimentas inadequadas em videoconferências comprometem a reputação e, em caso extremos, podem até ocasionar demissões. É preciso também controlar o tempo que se permanece online, fazendo pausas constantes. Recomenda-se pelo menos uma pausa de 5 minutos por hora. Falaremos abaixo de algumas ferramentas que podem ser muito úteis para controle de tempo (time-tracking) e gerenciamento de tarefas.
Ferramentas para controle de tempo
O Toggl é uma ferramenta muito importante e fácil de manusear, que, na versão gratuita, permite controlar as horas de trabalho, organizando por cliente ou projeto e permite gerenciar as tarefas de até 5 pessoas. Gera relatórios diários, semanais ou mensais, separados por projeto ou cliente, bem como relatórios globais. A versão paga, a partir de USD 9,00 (repare bem, o preço é em dólares), permite gerar relatórios mais detalhados, número ilimitado de participantes, entre outras melhorias. Todavia, a versão gratuita já reúne funções muito úteis e pode ser a solução para quem quer apenas o básico para organizar sua jornada de trabalho. Está disponível para desktop e celular (IOS e Android), de forma integrada.
Bastante simples e prático e com visual agradável é o Tracking Time, disponível como extensão para o navegador Google Chrome ou aplicativo para sistema operacional Android, que permite controlar horas do projeto, fazer uma lista de tarefas (e riscá-la à medida que as tarefas vão sendo concluídas), além de inserir comentários. Serve mais para controle individual de tarefas do que para gerenciamento de equipes.
Já o Timely custa a partir de USD 5,00 e permite organizar até cinco projetos simultaneamente, registrando toda a atividade diária e gerando relatórios. Monitora o tempo gasto em websites e apps, bem como organiza os arquivos trabalhados (ou os projetos) em uma linha do tempo. Está disponível também para desktop e para celular (IOS e Android) e é possível fazer um teste gratuito por 30 (trinta) dias.
Ferramentas para gerenciamento de tarefas
O Bitrix24 é uma das aplicações mais completas, além de ser gratuito. Com ele é possível gerenciar tarefas em andamento, tarefas em que se está auxiliando, tarefas próprias, projetos, entre outros, cadastrando prazos, responsáveis, integrando equipes, controlar as tarefas e o tempo dedicado por cada membro da equipe, etc. O diferencial é o recurso “Gantt”, um gráfico que permite ilustrar o avanço de um projeto em suas diferentes etapas, de acordo com as informações que forem sendo colocadas na parte principal da ferramenta. Por ter recursos demais, pode ser exagerado para quem deseja apenas as funções mais simples para controle de tarefas.. Está disponível para desktop e para celular (Android e IOS), funcionando de forma integrada.
O Clickup é uma plataforma para gerenciamento de tarefas voltada à produtividade, que permite a integração com diversas aplicações, como Toggl e Timely, além do Google Chrome, Google Calendar, Google Drive, Apple Calendar, Dropbox e One Drive. Nela é possível criar tarefas e classificá-las por hierarquia, definir prioridades, porcentagem de progresso das tarefas, prazos e ainda, fazer anotações. As tarefas criadas podem ser visualizadas na forma de lista, quadro ou calendário. A versão gratuita já oferece inúmeras funções, mas para quem quiser acesso a mais memória para armazenamento, por exemplo, pode adquirir a versão a partir de R$ 25,75 por mês. Assim como a maior parte das dicas trazidas, o Clickup também funciona de forma integrada com desktop e celular, com duas versões: Clickup 2.0 (Android e IOS) e ClickUp – Plataforma de Produtividade (Android e IOS). As duas versões entregam o mesmo resultado com templates diferentes: enquanto a segunda reflete uma versão muito semelhante à do computador, a primeira é mais fluida e clean.
Na visão da nossa Equipe, essas seriam as principais ferramentas para gerenciamento de tempo e de projetos. Muitas oferecem versão gratuita com funcionalidades suficientes para atender a grande parte do público.Já utiliza ou pretende utilizar alguma delas? Recomenda alguma outra que não mencionamos? Compartilhe conosco a sua opinião.
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