Home Office (parte 3): controle de tempo (time-tracking) e gerenciamento de tarefas

Laiane Caetano Fantini



Controle de tempo (time-tracking) e gerenciamento de tarefas


Na terceira postagem de nossa série sobre dicas para auxiliar quem está realizando trabalho remoto vamos analisar ferramentas como agenda eletrônica e controle de lembretes. Estas ferramentas são complementares aos aplicativos para medição de tempo trabalhado e gerenciamento de tarefas que abordamos no post anterior post 2.


Ferramentas sugeridas

O Google Agenda (ou Google Calendar) é um calendário digital disponível gratuitamente para quem tem uma conta Google, no qual é possível adicional compromissos, fazer marcações coloridas e programar lembretes por e-mail. Acessível a qualquer momento por qualquer dispositivo eletrônico e possui também aplicativo para celulares. Em suma, o substituto ideal das agendas em papel e a melhor opção para não perder seus compromissos. Você pode usar o recurso diretamente do celular (Android ou IOS) ou do navegador (como uma aplicação dos serviços Google).


Existe também o Google Keep que funciona integrado ao Google Agenda e permite a criação de notas, via celular ou web, podendo conter comentários e imagens. Organiza um quadro com as anotações separadas por cor, além de permitir a formatação da fonte, o que é muito útil para destacar os compromissos mais importantes ou urgentes.


O OneNote é uma ferramenta da Microsoft que originariamente integra o pacote Office 365, mas pode ser usada separada e gratuitamente. Ele permite reunir anotações do usuário, desenhos, recortes, além de salvar páginas web e fazer comentários em áudio e integração entre computadores e celulares ou tablets. Seus diferenciais são o alto grau de personalização das notas, possibilidade de programar a repetição de tarefas habituais, imprimir a lista de tarefas ou exportá-la por e-mail.


Evernote é também um aplicativo de notas com funcionalidades similares ao OneNote: permite integração entre computador e mobile, anotações, links, áudios, etc. Seu símbolo é a cabeça de um elefante, em alusão ao fato de que os elefantes seriam animais com excelente memória. Destaca-se pela integração com o cliente de e-mail da Microsoft, o Outlook, e por possibilitar a personalização das tarefas. Ao contrário do OneNote, citado anteriormente, não faz parte de um pacote de serviços, podendo ser adquirido separadamente. Possui versão gratuita, ideal para ser usada por uma única pessoa, além da versão paga que atende bem a utilização em equipe, com preços a partir de R$ 9,00.


O Trello é um excelente gerenciador de projetos em que toda a equipe pode ter acesso às tarefas (concluídas ou em andamento), registrar ideias, checklists, murais e etiquetas, sendo ideal para projetos em equipe. Surgiu como uma tentativa para resolver problemas de planejamento no ambiente de trabalho dispensando (ou complementando) o uso de e-mails e planilhas, daí uma de suas principais qualidades: tem visual simples e é fácil de usar. Funciona de forma integrada entre celular e computador, permitindo a visualização de todas as tarefas e a sincronização de alterações. A versão gratuita possui muitos recursos importantes e migrar para a versão paga vale a pena apenas se a pessoa quiser desfrutar de funcionalidades mais específicas, como anexar arquivos acima de 10MB, personalizar o plano de fundo ou ter recursos mais robustos de segurança.


Nossa quarta sugestão é o Asana, que tem funcionalidades e estrutura muito semelhantes ao Trello. Apesar disso, ele oferece alguns recursos a mais, como conversas internas dentro do aplicativo, cronograma ligado aos usuários responsáveis, além de poder criar regras dentro da aplicação para automatizar certas funções (como avisar a equipe que a sua parte do projeto está pronta, redirecionar automaticamente novas tarefas, etc.). Um dos destaques fica por conta dos relatórios automáticos de todas as etapas de um trabalho, dimensionando a equipe sobre o tempo gasto para fazer determinada tarefa. Infelizmente, essas funções extras somente estão disponíveis na versão paga, que custa a partir de USD 10,99. Assim como no Trello, a versão gratuita já conta com muitos recursos interessantes e permite gerenciar equipes de até 15 pessoas.


Por fim, o Clickup é uma plataforma para gerenciamento de tarefas voltada à produtividade, que permite a integração com diversas aplicações, como Toggl e Timely, além do Google Chrome, Google Calendar, Google Drive, Apple Calendar, Dropbox e One Drive. Nela é possível criar tarefas e classificá-las por hierarquia, definir prioridades, porcentagem de progresso das tarefas, prazos e ainda, fazer anotações. As tarefas criadas podem ser visualizadas na forma de lista, quadro ou calendário. A versão gratuita já oferece inúmeras funções, mas para quem quiser acesso a mais memória para armazenamento, por exemplo, pode adquirir a versão a partir de R$ 25,75 por mês. Assim como a maior parte das dicas trazidas, o Clickup também funciona de forma integrada com desktop e celular, com duas versões: Clickup 2.0 (Android e IOS) e ClickUp – Plataforma de Produtividade (Android e IOS). As duas versões entregam o mesmo resultado com templates diferentes: enquanto a segunda reflete uma versão muito semelhante à do computador, a primeira é mais fluida e clean.

Já conhecia essas ferramentas? Conte para nós um pouco de sua experiência. Como tem sido o trabalho remoto na sua vida?

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